В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.
Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.
При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:
Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).
Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.
Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).
ПРИМЕР 1
To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева Vice-president Communications ZAO Funny Cats/ Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс» Attached: Advance report #08/2011/ Авансовый отчет № 8/2011 OAL (copy)/Выписка со счета (копия) Memorandum/Служебная записка I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost). Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян. _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева |
ПРИМЕР 2
To: Marketing Department ZAO Funny Cats/ Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс» From: Igor Ivanov/Игорь Иванов Managing director Funny Cats, ZAO/ Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс» Subject: Customer Presentation/ Презентация для заказчика The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional! Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner. Thank you for your outstanding work and dedication! My congratulations to all of you! Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна! Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании! Мои поздравления всем вам! Sincerely yours,/С уважением, Igor Ivanov/Игорь Иванов |
Заявление об увольнении (resignation letter) - это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.
Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.
Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.
В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).
Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.
Однако отметим, что главное в этой ситуации - уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.
Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).
ПРИМЕР 3
083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083 Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432 To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade Dear Mrs. Clark, Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011. I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time. I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность. Very sincerely yours,/С искренним уважением, Juliet Pratt/Джульет Пратт Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/ Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом |
Современные электронные сообщения , пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.
Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.
Вы хорошо знакомы |
Вы знакомы |
Вы не знакомы |
Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.
Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.
В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:
To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…
Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.
В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.
К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:
В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.
К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями
Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.
Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.
С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.
В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.
После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.
Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.
Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004
I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Yours sincerely,
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель - объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.
Кому адресовать данное письмо?
При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня - его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.
Из каких основных частей состоит письмо?
1. Вступление
Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)
Title, if available
Company Name
Название компании
Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами
Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании
Dear (Contact Person):
Обращение
2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.
On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)
I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.
I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.
I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.
I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.
I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.
3. Описание возникшей проблемы
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.
To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)
I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)
Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.
I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …
Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.
I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.
4. Окончание письма
Yours sincerely/Yours faithfully
Your name
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.
I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.
2.Выражение сожаления .
We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..
I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
3. Извинение
We apologise for…
Мы просим прощения за…
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…
4. Объяснение действий компании
Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…
You have my assurance that …
Я гарантирую вам…
To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…
We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем
I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится
I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно
Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества
We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.
Your satisfaction is our priorit
Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
I would be grateful if…
Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:
Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?
Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?
Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?
He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?
Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?
He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?
Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.
Could you..?
Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть":
Я хочу (хотел бы) попросить...
I"d like (to ask) you to ...
Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?
Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?
Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?
Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.
I wonder if you could..?
Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь":
Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?
Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?
Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?
Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?
Не могу ли я попросить вас...?
I"d be much obliged if...
Вы можете...?
Can/Could you do sth.?
Вы не можете...?
Вы не могли бы...?
Could you...?
Можете ли вы...?
Can/Could you...?
Не можете ли вы...?
Could you...?
Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?
Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
I would be grateful if…
(к незнакомому)
Could you..?
(к знакомому)
Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли":
Вам не трудно...?
Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам...?
He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?
Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
Could I ask you..? (холодная просьба)
Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...?
Could/Would you kindly...?
Do...
I would appreciate it very much if you would/ could...
В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми - в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.
Пример
According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.
On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.
I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.
Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.
Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction - Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации
Пример Отчета о встрече
Subject:
Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.
Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.
Background
As can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.
Findings
There are three main areas where cost reductions are possible:
Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.
Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui
Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.
Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS .
Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.
Как писать поздравление:
Поздравление - это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.
Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.
At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!
I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.
It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!
As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.
As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!
Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.
Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!
Здравствуйте, мои дорогие.
Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.
Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки
Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.
Правила - это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.
Thank you for your e-mail of … - Благодарю Вас за Ваше письмо…
I apologize for not getting in contact with you for a long time … - Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…
With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist» … - Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…
Further to your letter / our meeting … - Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…
I am writing to confirm / to enquire
… - Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for
…
- Я пишу, чтобы извиниться за….
Could you, please…
. - Не могли бы Вы…
I would be grateful if you
…
- Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to
…
- Я был бы рад…
I am writing to let you know
…
- Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you…
- Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that
… - К сожалению, должен сообщить Вам, что …
I / We enclosure…
- Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…
- В приложении письма Вы можете найти….
Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу « Best wishes ». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить - не в прямом смысле, конечно)), - своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!
Чтобы вы поняли на практике, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.
MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
EnglandFurther to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03-03-439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.
Look forward to your reply.
Yours faithfully,
Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.
Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.
А на сегодня я с вами прощаюсь.
До новых встреч, мои дорогие!
В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.
Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.
Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.
С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:
*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.
Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.
Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.
Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.
Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.
Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.
Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.
Пример | Перевод |
Please acknowledge receipt… | Пожалуйста, подтвердите получение… |
If you have any questions, do not hesitate to contact us. | Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам. |
Thanking in advance. | Заранее благодарим. |
We value your custom highly. | Нам очень важно сотрудничество с вами. |
Please contact us again if we can help in any way. | Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь. |
Thank you and we are looking forward to hearing from you. | Спасибо вам, ожидаем вашего ответа. |
Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:
Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.
Yours faithfully,
Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license |
Yours sincerely,
Vadim Grachev Sales Manager Enc . Catalogue |
Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.
Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.
Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.
Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.
Полноценное заявление выглядит следующим образом.
Artem Kosarev
Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper. I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully, |
Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.
Пример | Перевод |
This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
Please inform us … | Просим информировать нас… |
We are writing to enquire about … | Мы просим сообщить о… |
I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы… |
We should appreciate your sending to us … | Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам… |
Could you please send me … | Не могли бы выслать мне… |
Can you give me some information about… | Могли бы вы дать мне информацию о… |
Could you send me more details… | Не могли бы вы выслать подробную информацию… |
Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.
Dear Mr Brams
I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you and I am looking forward to hearing from you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation |
Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.
В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.
Dear Ms Melts,
I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service. On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray |
Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.
Пример | Перевод |
Thank you for bringing the problem to our attention. | Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме. |
We are very sorry to hear that… | Нам очень жаль слышать, что… |
Please accept our apologises for… | Просим принять наши извинения за … |
You have my assurance that… | Я уверяю вас, что… |
Please be assured that we will… | Будьте уверенны, что мы… |
To compensate for the inconvenience caused… | Для компенсации причиненных неудобств… |
Рассмотрим пример.
Dear
Mr
Murray
,
Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service. Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow. To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley |
Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!